Are you able to create a seamless journey for Meetings & Events and elevate the consumer/employee experience?

Are you looking for a new step in your career? Do you want to be part of a vibrant, international team? 7BEAUFORT is searching for a new team member within our Meeting & Event team for our Cliënt (a Global Footwear, Apparel and Sports Company with European headquarters in Hilversum).

GPS EHQ Meetings & Event Specialist
Hilversum
Fulltime position

As European Headquarter (EHQ) Event Specialist, your focus is to create seamless and inspiring meetings and events for the Global Footwear and Apparel Sport Company, at the EMEA headquarters in Hilversum and offsite. The ideal candidate is able to deliver high quality event experiences whether that be in-person, hybrid or digital and maintain a clear overview while working on multiple requests at the same time. You manage the event cycle from planning to execution and post event tasks.

You will be part of the GPS EHQ events team which is responsible for all events; from simple meetings to more complex experiences with production and offsite elements. From the moment that the request comes in you are in charge of making sure all requested services will be handled in a highly efficient and timely manner according to the high-quality standards and in line with event strategy. You will work with internal stakeholders on their request and ensure that their meeting execution is flawless. It is all about the guest experience and achieving that by providing the highest level of service.

Your focus

• Manage and coordinate EHQ based meetings & events from intake to evaluation.
• Manage and support digital events within the purpose built studio on EHQ campus.
• Negotiate rates with (AV) suppliers for services and activities
• Coordinate and monitor budgets during the process of the event followed by financial reconciliation
• Act as consultant, helping the business to make the right decisions
• Create ROS
• Setup attendee registration websites and send out communications to attendees through the registration tool
• Set up and manage the Events App
• Manage timely & clear communication to internal and external stakeholders, project team, attendees, and other relevant business partners
• Drive efficient processes throughout meeting and events execution
• Coordinate the availability of on campus event spaces and accommodate as many requests as possible.
• Enter all relevant meeting details in the back-office tool and keep accurate records for data recording purposes.
• Initiate evaluation meetings with suppliers to provide feedback on service deliverables
• Challenge current processes and look for improvements

Your profile

• Strong organizational skills and experience managing multiple events at the same time from request to execution
• Experience hosting hybrid and digital events and extensive knowledge of digital platforms such as Zoom
• Knowledge working in a (TV) Production Studio and dealing with AV Suppliers a plus
• Flexible, able to adapt fast, proactive and able to prioritize
• Passionate about efficiency through technology and innovation
• 5* hospitality and event service provider
• Open minded, innovative, able to think out of the box and always trying to find solutions
• Knowledge of the Dutch event and hospitality market is a plus (restaurants, hotels, venues, suppliers etc.)
• Hotel or event education and experience within the event industry
• Fluent in English, both written and spoken, other languages are a plus Strong communication skills
• Strong team player and ability to work with the cross functional partners
• Ability to work well under pressure, stress-resistant and adapt to fast-changing demands
• Knowledge of attendee management tools such as Cvent is a plus
• Experience managing event apps
• Knowledge working with Planon a plus
• Work hard, Play hard mentality

Do you think you meet the profile requirements and does this job description excites you. Feel free to share your resume to info@7beaufort.nl.

We are looking for our client for an Event Associate /temporary position for a fixed period of 6 months,1 April- 30 September 2025.

Our Client– the European Association for Investors in Non-Listed Real Estate Vehicles is looking for an Event Associate for a fixed period of 6 months to cover an colleague who will be on maternity leave. We are looking for a positive, creative and hands-on individual with excellent communication and organizational skills, and a proven track record in event management. 

About our Client
Our clientis Europe’s leading platform for sharing knowledge on the non-listed real estate industry. Their goal is to improve transparency, professionalism and best practice across the industry, making the non-listed real estate investment industry more accessible and attractive to investors. They are a highly active association with just under 500 member companies worldwide. Their members include 90 of the largest institutional investors as well as 40 of the 50 largest real estate fund managers. 

The team is currently made up of 38 employees, with 34 in the Amsterdam office and 4 in the Brussels office. There is a strong sense of team motivation, collaboration and excitement. New team members will be expected to share in this, contributing ideas on setting high service standards, expanding knowledge and awareness of our client, and contributing to the association’s high-quality services. 

The team values are an important factor in the daily teamwork and operations and are described as follow:  

• Entrepreneurial – We are creative, innovative and resourceful and think beyond borders to get the job done;
• Leaders – We strive to achieve the best, get things done and make a lasting difference for our community; 
• Family – We work together as a team and with our members in a professional and caring manner; 
• Inclusive – We take pride in being an oasis of diversity; 
• Passionate – We are proud of who we are, what we do and how we do it. 

Job description:
Our client is looking for an Event Associate to assist the events team. The role / contract will be based on a fixed period of 6 months from 1 April 2025 to 1 October 2025.

As Event Associate you will be supporting the organization of the annual events calendar, a mixed offer between online events and (international) live events such as seminars, roundtables, and industry leading conferences. All events are organized for members only. Alongside the regular event offering our client also organizes a range of events specifically for Young Professional members up to 32 years old.

The role will among others include the management of the registration of the events as well as the management of the logistics involved. With the online events the focus is on managing various online platforms, like Zoom and Teams. For the live events on location the focus is on venue / supplier management (hotel or event locations, AV suppliers, catering ect.).

You will be reporting to the Senior Events Manager and Director of Events and Education and together with the events team you will be working in close co-operation with the other organization directors as well as the Marcomms department to ensure all activity fits within the team and overall strategy.

Responsibilities:

• Support of / with:
  • events registration in the CRM system
  • preparation of events materials for live events incl. badges, programmes and attendees’ lists
  • setting up preparation calls with (keynote) speakers
  • speaker management and provide logistics support
  • managing the Audio / Visual suppliers, liaise with AV team on site and ensure smooth operation
  • managing local DMC agencies
  • venue finding for live events
  • preparation of online events in Zoom and Teams
• Provide on-site support during live events such as managing the registration desk, liaising with hotel staff and handling event attendee queries, providing support to speakers
• Point of contact for event sponsors.

• Handle queries from members on upcoming events and training programmes by email and telephone
• Support the preparations of the weekly newsletter and other communication

Profile Essentials

• More than 5 years’ working experience in the field of events management
  • Experience with managing hotels (conference rooms/bedrooms/catering) and event venues (conference spaces)
  • Experience with managing caterers for the organization of Gala dinners
  • Experience with managing local DMC agencies for local venues/city visits
• Ability to liaise and communicate with the business stakeholders (INREV membership)
• Ability to liaise and communicate with the different suppliers like hotels, conference venues, DMC’s and Audio Visual suppliers
• Excellent project management skills, proactive, very hands-on, sociable and flexible
• Excellent skills in working with Office 365 (Outlook, Word and Excel)
• Good knowledge of online platforms like Zoom and Teams
• Good knowledge of social media platforms like linked-in
• Excellent communication skills both in writing as oral English
• Experience in using CRM systems

Personal Attributes

• Self-starter, a team player who is capable to work independently and who is motivated to take ownership
• Strong organisation skills with outstanding attention for detail
• Creative thinker, especially in approaching on-demand-challenges
• Ability to work with tight deadlines on multiple projects
• Team-player, flexible attitude
• Assertive and strong communicator able to work with all stakeholders

Terms

• Hours: minimum 4 days a week, 36 hours
• Based at the ITO Tower, Zuid-As Amsterdam
• Overnight travelling required – exact travel dates to be determined in advance

We offer

• A superb opportunity to help shape this rapidly growing organization
  • A young, energetic, multicultural and growing team and company 
• Becoming part of a leading European association, representing, promoting and shaping an industry which grows and develops at a fast pace
• A competitive remuneration package

Do you think you meet the profile requirements and does this job description excites you. Feel free to share your resume to info@7beaufort.nl.

Jouw nieuwe functie

Als congrescoördinator maak je deel uit van het  team dat verantwoordelijk is voor de organisatie van diverse (inter)nationale congressen in opdracht van diverse klanten. Vanaf de eerste voorbereidingen tot de afronding werk je samen met het team om alles soepel en tot in de puntjes te regelen.

Je werkt tegelijkertijd aan meerdere congressen en draagt samen met je collega’s zorg voor de administratieve, voorbereidende en uitvoerende taken. Tijdens de vaak meerdaagse congressen ben je met het team op locatie aanwezig om alles in goede banen te leiden.

Je werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Gegevensverwerking en financiële afhandeling van deelnemer- en sponsorregistraties
• Verwerken van abstracts en coördineren van het beoordelingsproces
• Communicatie met deelnemers, sprekers en sponsoren per telefoon en e-mail
• Het maken van online registratie- en abstract-indienformulieren (in Eventure)
• Bijhouden van content op congreswebsites (in WordPress)
• Onsite werkzaamheden tijdens de congressen
• Bijkomende administratieve werkzaamheden

Wie ben jij?

• Je kunt goed zelfstandig en in een team werken.
• Je bent service gericht, accuraat en hebt een flexibele instelling.
• Je bent leergierig, nieuwsgierig en oplossingsgericht.
• Je bent pro-actief, kritisch en denkt graag mee in het verbeteren van processen.
• Je kunt goed prioriteiten stellen en bent stressbestendig.
• Je hebt uitstekende computervaardigheden, m.n. Word en Excel. Je vindt het leuk om voor jou nieuwe software je eigen te maken.
• Je hebt uitstekende spreek- en schrijfvaardigheid van de Nederlandse taal en goede spreek- en schrijfvaardigheid van de Engelse taal.
• Je vindt het leuk om een aantal keer per jaar een paar dagen op locatie te werken (en te slapen).
  
  Wat biedt onze klant jou?
  
• Werken in een gezellig team
• Een uitdagende, zelfstandige en afwisselende functie
• Ruimte voor eigen inbreng
• Mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken
• 25 vakantiedagen o.b.v. 40-urige werkweek én 3 oktober officiële vrije dag
• Ruimte om werktijden in overleg met het team in te delen
• Ondersteuning bij je persoonlijke ontwikkelingsbehoeften
• Marktconform salaris en goede arbeidsvoorwaarden zoals reiskosten- en thuiswerkvergoeding, pensioenregeling, tijd-voor-tijd regeling en eindejaarsregeling

Jouw nieuwe werkgever

Onze klant is een congresbureau in Leiden die bijeenkomsten en (wetenschappelijke) congressen in opdracht organiseert. Naast de congresorganisatie van A tot Z, deelnemersregistratie en de abstract handling, verzorgen zij ook de communicatie, de sponsorwerving en het expositiemanagement voor de congressen.

Het team heeft een niet-hiërarchische structuur, waar een informele en open werksfeer heerst. Iedereen in het team heeft alle ruimte om ideeën voor te dragen. Zij werken vanuit het principe dat je vaak goed bent in wat je leuk vindt en nemen dat in de taakverdeling mee.

Het bureau is een groeiende middelgrote organisatie die naast de ondersteuning bij de organisatie van congressen, ook bijeenkomsten ontwikkelt voor de Academie, Sympopna en PIT Actief.

Spreekt de functie van congrescoördinator jou aan, stuur dan jouw motivatie en cv naar info@7beaufort.nl

Wil jij werken in het marketingteam van een groot advocatenkantoor? En wil jij verantwoordelijk worden voor de organisatie en coördinatie van de evenementen, omdat dit helemaal jouw ding is? Dan is dit jouw kans! Voor het Marketing & Business Development team van onze klant zijn wij op zoek naar een enthousiaste event manager.

Jouw nieuwe werkgever

Onze opdrachtgever, een Amsterdams advocatenkantoor met 210 medewerkers, waarvan ruim 120 advocaten. Vanuit hun kantoor in de hoofdstad werken zij wereldwijd voor een breed scala aan bekende en onbekende cliënten, van startups tot multinationals.

De oprichters kozen 30 jaar geleden voor een nieuwe vorm van advocatuur. Naast het werken op topniveau, moest er ook aandacht komen voor de maatschappij, de mens en de stad. Op die manier werken zij nog steeds: in een open en vriendelijke omgeving. In een kantoor boordevol kunst. Het heeft in al die jaren geleid tot een prachtig kantoor. Waar op topniveau wordt gepresteerd, maar tegelijkertijd een goede sfeer hangt en iedereen leuk met elkaar omgaat. Leuk werk en gezelligheid combineren we met de ambitie om de beste te zijn. Persoonlijke vrijheid staat bij hun voorop en je hoeft op niemand te lijken, dus draag op kantoor gewoon die jeans met snelle sneakers. Of iets anders dat bij je past natuurlijk.

Jouw nieuwe team

• Samenwerken is de manier waarop zij werken. Als RME Manager maak je onderdeel van de afdeling Marketing & Business Development.
• Samen met de BD bepaal je welke sectoren relevant zijn voor de event strategie en waar de focus op gelegd gaat worden voor het komende jaar, evenals welke oplossingen hieraan gekoppeld kunnen worden.
• MarketingCommunicatie is je verlengstuk als het gaat om het voeden van onze payed, owned en earned kanalen.
• Hiermee werk je samen om alle content te creëren die je nodig hebt om te publiceren. Met elkaar worden er afspraken gemaakt wie welke content schrijft.

Doel van de rol

Onze opdrachtgever ambieert kennisleiderschap in de markt. Het relatiemarketing & eventstrategie en plan voor de komende jaren moet hier een concrete bijdrage aan leveren. Hiervoor zijn zij op zoek naar een ervaren Relatiemarketing & Event Manager (RME manager).

Als RME Manager houdt je toezicht op de richting, planning en uitvoering van Relatiemarketing & Events voor de opdrachtgever met als doel het opbouwen, optimaliseren en versterken van cliënt, prospect en partner relaties. Waarbij lead generatie en kennisleiderschap wordt gezien als primair doel van de inzet van events.

Samenvatting van de functie

• Verantwoordelijk voor de strategische en gestructureerde aanpak van de relatiemarketing & eventmarketing activiteiten
• Fungeren als het centrale aanspreekpunt voor events voor de stakeholders in product, partner en de commerciële organisatie
• Data gedreven aanpak als het gaat om hun manier van werken in events, inclusief een constructieve manier om de inzet van events effectief te monitoren en terug te rapporteren
• Pluggen van hun boegbeelden en experts (profiling) bij on- en offline events – zowel intern als extern – als integraal onderdeel van de eventstrategie
• Nauw samenwerken met Business Development, Marketing en PR (aan het strategisch plan waarbij de eventstrategie een integraal onderdeel wordt van de Go to Market (GTM) strategie)

Verantwoordelijk voor de communicatie van de GTM strategie naar de interne KVdL organisatie, dmv oa events (roadshows), online communicatie, podcast.

Verantwoordelijkheden

• Als RME manager maak je impact door:
• Optuigen van de RME-strategie en jaarplan en het behalen van de gezette KPI’s
• Opstellen en beheren van de in- en externe eventkalender
• Projectmanagement van de end-to-end organisatie (incl. eindverantwoordelijkheid) van de individuele events
• Bijdrage op interne en externe relevante events d.m.v. de inzet van boegbeelden en experts
• Ontwikkelen en onderhouden van een netwerk met event collega’s in de event branche
• Beoordelen en advies uitbrengen over verzoeken voor sponsoring of participatie van events en onderhandelen met leveranciers
• Aanjager voor het creëren en uitnutten van de juiste publiciteit rondom de events i.s.m. marketing team
• Verantwoordelijk voor het managen van het RME-budget; budgetten goed bepalen en beheren
• Opstellen van processen en richtlijnen waarmee het team rekening moet houden bij het strategisch inzetten, plannen en uitvoeren van verschillende soorten events
• Het maken van een centrale opslag van alle event processen, richtlijnen, dashboards en ondersteunende documenten

De toekomstige collega

• Is cliëntgericht, heeft strategisch denkvermogen, kan goed netwerken en is resultaatgericht.

Herkent zich in de volgende checklist:

• Minimaal een afgeronde HBO/WO-opleiding en NIMA B level Marketing
• Minimaal 10 jaar werkervaring in (event/relatie)marketing, bij voorkeur in de professionele dienstverlening
• Strategisch adviseur
• Kunnen omgaan met vrijheid en zelf volledig verantwoordelijk zijn voor het succes van Relatiemarketing & Events  
• Sterk in stakeholder management binnen alle lagen binnen en buiten de organisatie 
• Onderhandelen (vooral op (senior) management niveau), (pro actief) plannen en project matig werken zijn je op het lijf geschreven 
• Uitstekende communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden, inclusief een uitstekende pen, en het vermogen om mensen en belanghebbenden te mobiliseren  
• Je komt snel tot de kern van de zaak en weet jouw boodschap kort en krachtig neer te zetten 
• Leidinggeven aan collega eventmanager
• Werkweek van 36-40 uur   

Een afspiegeling van de samenleving 

Onze opdrachtgever wil een werkomgeving bieden waarin iedereen gelijke kansen heeft, los van afkomst, levenswijze of achtergrond. Iedereen is welkom en zij willen de mooie diversiteit van Amsterdam naar binnen halen. In dat kader moedigen we mensen van alle oriëntaties en achtergronden aan om te reageren op deze vacature. 

Enthousiast geworden? 

Ben je enthousiast over bovenstaande en denk jij dat je de geschikte kandidaat bent en voldoe je aan bovenstaand profiel? Reageer dan door je CV en motivatie te sturen naar info@7beaufort.nl.   

Let op: uit onderzoek blijkt dat een meerderheid van de vrouwen pas op een vacature reageert als ze zich in 100% van de functievereisten herkennen. Mannen doen dit al bij 60%. Lijkt dit een leuke uitdaging, maar twijfel jij aan je competentie? Stuur dan vooral je CV naar ons op om daarover te sparren.